FAI LA TUA PRIMA RIUNIONE ONLINE

Spesso mi trovo nell’ impossibilità di eseguire una riunione con i miei collaboratori in sede, per mancanza di logistica o forse, a dir la verità ,perché nel nostro ambiente non siamo propensi ad eseguire questo tipo di pratica.

Oggi come oggi , in un momento storico di gestione straordinaria tutto ciò è ancora più difficile , per questo ho deciso di utilizzare gli strumenti messi a disposizione online per effettuare un incontro di lavoro

Dividiamo innanzitutto le cose in 2 settori ben precisi, cioè se :

·       Vogliamo fare una classica riunione con i collaboratori

·       Vogliamo comunicare ai collaboratori nozioni o notizie

 

DECIDI COSA VUOI FARE

Nel primo caso quindi si parla appunto di riunione on line o se vogliamo usare un iglesismo un meeting

Qui i collaboratori devono avere la possibilità di interagire con noi, scambiare le idee e poter intervenire , punto focale per evitare che la riunione vada oltre il tempo previsto è quello di stabilire un ordine del giorno che sia il più sintetizzato possibile. 

Io al momento consiglio un massimo di tre punti su cui sviluppare l’incontro ed eliminare i vari ed eventuali da questi punti.

Personalmente ho impostato la mia prossima riunione su un solo punto che è la nuova gestione dello studio a prevenzione del contagio da Covid-19

Esiste un meccanismo psicologico che rivela che le ultime cose dette in una conversazione sono quelle che vengono percepite maggiormente, quindi, non ti sto dicendo di lasciare per ultimo le cose più importanti, ma bensì di tralasciare eventuali perdite di argomentazioni varie ed eventuali appunto.

Nel secondo caso si parla invece di webinar e per la mia realtà sinceramente è una tipologia di incontro online che non ho ancora utilizzato.

Qui chi gestisce l’incontro ha la finalità di fare un vero e proprio corso online per esempio sul funzionamento di un nuovo macchinario acquistato, per far vedere il nuovo gestionale alle segretarie o a come funziona e come mantenere in regola la nuova sterilizzatrice, ma sinceramente preferisco far toccare con mano in loco le novità tecniche.

In ogni caso se volessi eseguire un webinar , essendo tu il moderatore dell’incontro,  puoi decidere se far intervenire qualcuno o rispondere alle domande scritte che ti possono essere poste, oppure proseguire per la tua strada… il webinar funziona anche se  precedentemente registrato e poi inviato tramite link ai collaboratori che possono visionarlo in qualsiasi momento.

COME CONVOCARE GLI INTERLOCUTORI 

Il metodo più immediato rimane quello di inviare un email con il link dell'incontro che otterrai in fase di programmazione dello stesso , scaricando i programmi basta seguire i brevi tutorial  per capire come funziona , in ogni caso puoi contattarmi .

Invia almeno una settimana prima se non hai nulla di così urgente, in questo modo darai la possibilità alle persone di organizzarsi 

Comunica altresì l'argomento del giorno in maniera tale che chi avesse delle domande da porti possa programmarsele

CONSIGLIO EXTRA

Renditi disponibile dopo il meeting in maniera privata , alcuni collaboratori potrebbero essere intimiditi dal porti una domanda difronte a tutti, quindi conclusi semplicemente dicendo che rimani disponibile tramite chiamata o servizio di messaggistica per chi avesse delle domande da porti in maniera privata

Sintetizzo molto i concetti ma ci tengo a fare una breve descrizione di un aspetto da prendere in considerazione quando esegui una riunione online ovvero :

 

L’INQUADRATURA

 

La comunicazione come ben saprai non avviene solo in maniera verbale, e ti risparmio le nozioni psicologiche che ci stanno dietro ai diversi tipi di comunicazione verbale e non verbale che probabilmente avrai studiato all’università, ma ti consiglio un’ inquadratura a mezzo busto, soprattutto se sei una persona che comunica molto anche con i gesti delle mani e il linguaggio corporeo

Ricorda :

·       Testa dritta

·       Spalle indietro

·       Non coprirti mai il volto e gli occhi se ti viene posta una domanda a cui trovi difficoltà nella risposta

·       Gesticola il giusto , troppi movimenti delle mani possono sia infastidire sia trasmettere una sorta di insicurezza

·       Guarda dritto in camera, ogni tanto ,non sempre, ma ricorda che sei tu l’interlocutore principale e avrai letteralmente gli occhi addosso

 

CONDIVIDI IL TUO SCHERMO

Se hai la necessità di comunicare concetti complessi o delle regole o delle nuove modalità operative , ti consiglio di preparare una presentazione in maniera tale da sintetizzare il tutto .

Il programma più conosciuto rimane microsoft publisher ( https://products.office.com/it-it/publisher )  molto intuitivo da usare e completo nella sua ultima versione

I programmi che ti lascio nella sezione link hanno questa semplice possibilità, sfruttala al meglio.

 

CONSIGLIO EXTRA

Ti lascio i link dei programmi che puoi usare in maniera totalmente gratuita fino ad un tot di partecipanti, in zoom e skype hai la possibilità di cambiare lo sfondo con un semplice click, se ti trovi in un luogo poco professionale o semplicemente preferisci non far visualizzare cosa c’è alle tue spalle applica uno di questi filtri , addirittura potrebbero pensare tu sia in una spiaggia sul mare.

 

I LINK

 Tutte le piattaforme sono accessibili da tutti i tipi di dispositivi, pc, tablet e samrtphone

https://www.zoom.us/ ( ad oggi ti permette di collegare gratuitamente fino a 40 partecipanti )

https://www.skype.com